Todoリストのススメ

Todoリスト

そもそもTodoリストってなんぞ?

Todoとは、日本語にするとやることでTodoリストはやることリストとなります。
人間の脳は忘れっぽく出来ているのでその時「これをやろう」と思った事もいざ時間が出来た時には忘れてしまっていたりします。そんなこれをやろうをリスト化してまとめておくものがTodoリストです。
広い意味で言えば、食材の買い出しに行く時の買い物メモだってTodoリストです。
プライベートではもちろん色々なやることが乱立するビジネスシーンでも多用されるツールです!

Todoはメモでいい!終わらなくてもいい

ボクは何か思いついた事はすぐにメモにするようにしています。元々はスマホアプリなんかでも使える簡単なメモ帳などを使っていたんですが、後から見返すと本当に見にくい。そんな時に出会ったのがTodoリストというツールでした。
以降ボクはとりあえず思いついた事はTodoリストにメモ!後から割り振ったり時には取りやめたりと活用するようになりました。
ボクの場合とりあえずメモをするので後から見返した時に、既に書いていた、これで代用できるから作業の必要がないなんて事もしばしばあるんです。
またTodoによっては数分で終わるものから数時間かかるもの、1ヶ月、1年単位で取り組むようなものまであるので全部は終わらない事を前提に運用しています。

クロ
クロ

とりあえずなんでもメモしてぶちこんどけ!って事だな

タスク、todo、スケジュールの違い

Todoリストを活用する上で理解しておきたいのがタスクとTodoとスケジュールの考え方の違いです。
ます「Todo」はやることであるのに対し、「タスク」は既に決まっている予定、1つの決まった任務といった意味合いがあります。
両者の決定的な違いは期間が確定しているかどうかです。Todoは「いつかはやりたいなと考えている事」、タスクは「この日までにやらないといけない事」と考えると分かりやすいです。
対してスケジュールはタスクと同様、予定が決まっているのは同様ですが、その予定を自分の意志だけで変更できないものの事です。相手がいる予定では自分の予定だけでは全てを決められず、1度決めたら変更は早々簡単にできる事ではありません。

Todoタスクスケジュール
先延ばしに…できるできないできない
前もって始める事が…できるできるできない
モリー
モリー

おおまかな特徴は上記の表の通りです

それはタスク?Todo?スケジュール?

ボクがTodoリストのメモから日々の予定をこなしていく予定をたてる上で最初に行うのがそのメモ1つ1つがTodoなのかタスクなのかスケジュールなのかを割り振る事から始めています。
スケジュールは基本的に変更出来ないものと考え、最初に当てはめる事で記載忘れの可能性などをより除き、その上で空いている時間に期限の近い「タスク」から取り組むように数を調整、残りの隙間時間にTodoを入れるようにしています。

モリー
モリー

メモを取る段階で割り振るだけでも管理がやりやすくなりますね

スケジューラで良い?Todoリスト不要論があるけど・・・

予定の管理という意味合いでいえばTodoリストとカレンダーを筆頭とするスケジューラは競合関係にあります。
ただTodoリストとスケジューラは両者にメリット・デメリットが存在しており、一方が不要、一方だけにするべきと考える必要はありません。
Todoリストのメリットは、5分で終わってしまうような短く簡単な作業もメモしておけるという事です。タスクにも5分で終わるようなものは当然存在します。このように細かな事までを全てスケジューラに記載しておこうと思ったらそのスケジューラは非常に見にくいものになってしまうでしょう。
スケジューラのメリットは、1つの予定にかかる時間を可視化しやすく、予定の重複を避けやすいという事です。1日の予定の大半をスケジュールが締めるのであればやはり可視化されているというメリットは非常に大きいです。一方でTodoリストだけだと予定の開始時間等は設定出来ても所要時間まで可視化できるものはないです。
このように両者は得意としている事が異なり併用するメリットが十分以上にあるものです。

ボク自身の現在のTodoリストとスケジューラの使い方

ボクも過去にはスケジューラで予定を管理していましたが一時期の併用期間を経て現在はTodoリストだけで運用しています。
というのもボクは仕事柄、締め切りの決まっている「タスク」は多数抱える事はあっても1日に複数の「スケジュール」を抱えるという日は滅多になく可視化しなくても十分に管理できる為です。ツールの併用はメリットも多いですが、デメリットとして使用するツールが多くなればなるほど管理にかかる時間も増える事にあります。現在のボクのライフスタイル上、スケジューラを併用する事で得られる予定の可視化のメリットよりも、管理にかかる時間が増えるデメリットの方が大きいのでスケジューラを使用していません。
このように極端に「スケジュール」「タスク」「Todo」の比率が偏っているならTodoリスト、或いはスケジューラだけを使うという運用方法も選択肢に入ります。その証拠というわけではありませんが、多くのスケジューラはTodoリストの機能を内包している場合も多いです。

チスイ流Todoリスト活用の極意

Todoリストを活用する上でボクが心がけている事を紹介しておきます。

Todoも必ず実行する日を決める

Todoリストに徹底的にメモをするようにしていると、いつ行うかが明確でないTodoというものが増えていきます。日々スケジュールやタスクに追われ続けているといざTodoをこなせるタイミングが来ても何をしていいか分からないとなりかねないのです。
そこでボクはTodoにも明確に優先順位付けをした上でスケジュールとタスクのバランスを見ながらこの日に実行出来たらいいなという日を決めるようにしています。同じTodoリストの中に存在していてもスケジュール、タスクは「この時、この日までに必ず」というものであり、Todoとは分けて考えるようにしているのです。

「出来なかった事」によるストレスを溜め込まない

Todoリストに頻繁にメモを取るようになり項目が増えていくと、様々な理由によって「Todoまで全ての計画をこなせなかった日」という日が当然発生します。というよりもちゃんとTodoリストが活用出来ている人であればTodoまで全ての計画をこなせた日の方が少なくなっていくはずです。これは計画が悪いのではなく、1日の中でイレギュラーに対応する時間というのがどうしても必要だからです。予定が延長した、タスクに時間がかかった、途中で荷物が届いた、体調不良で長めに休憩した。Todoリストで日々の予定をたてている段階では想定しようがない事柄というのは無数に存在します。
だからこそTodoリストで管理する日々のTodoは「出来たら良いな」という感覚で日付を設定する事が大切なのです。

クロ
クロ

何事も続ける事が大切なんだな

おすすめのTodo管理方法は?

メモとしての役割や優先順位を決めたりと後からも修正する事が多い事を考えるとボクはTodoをネット上で管理した方が良いと考え、Todoリストサービスの1つ「Todoist」を使用しています。既に数年以上使っていますが、今の所変更する予定もないです。Todoリストに興味が出た!探しているという人にはぜひおすすめするTodoリストですよ!

Todoist: ToDoリスト・タスク管理・リマインダー

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